Im Jahre 2015 sind durch die Finanzverwaltung die GoBD eingeführt worden.

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“

Ein wichtiger Punkt, den die GoBd gebracht haben ist die nochmalige Festhaltung das für alle DV-Buchführungssysteme Verfahrensdokumentationen erstellt werden. Zu diesen Buchführungssystemen zählen bei Apotheken beispielsweise die eingesetzten Warenwirtschaftssysteme. Die Anforderung an die Erstellung einer Verfahrensdokumentation besteht jedoch schon seit 1995 und wurde in einem Vorgänger der GoBD festgehalten. 

Das Fehlen der Verfahrensdokumentation stellt im Rahmen einer Betriebsprüfung einen Formalmangel dar und kann in einer umsatzdurchschnittlichen Apotheke zu Sicherheitszuschlägen auf den Gewinn und somit zu Steuernachzahlungen zwischen 10.000 € und 30.000 € führen. Die Betriebsprüfer sind angehalten in jeder Betriebsprüfung und Kassennachschau zu prüfen ob eine Verfahrensdokumentation für das jeweilige Unternehmen erstellt worden ist. 

Die Verfahrensdokumentation ist dabei nicht als Standardwerk zu erstellen, sondern muss individuell an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Die Dokumentation bildet die jeweiligen betrieblichen Abläufe in Bezug auf die Nutzung der DV-Systeme insbesondere des WAWI-Systems ab. 

Folgende Bestandteile muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten:

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation stellt viele Apotheker(innen) und deren Berater oftmals vor eine unlösbare Aufgabe. Die beschriebenen Prozesse und Verfahrensweisen müssen vollständig und lückenlos erfasst und dennoch für einen Dritten verständlich, nachvollziehbar und in einer angemessenen Zeit nachprüfbar sein.

Hier ist es oft so, dass Berater für diese Erstellung hohe gebühren verlangen, die durch Apotheken in der heutigen Zeit oftmals nicht stemmbar sind.

Wir wollen Ihnen dies Abnehmen. Die C&P Digital GmbH hat unter Nutzung der langjährigen apothekenspezifischen Beratungserfahrung von Steuerberater Nelson Cremers und David Schönaich eine Verfahrensdokumentation für Apotheken entwickelt, die individuell an die Apotheke und die jeweiligen eingesetzten Warenwirtschaftssysteme angepasst wird.

Hierdurch können wir die Erstellung kostengünstig und schnell für Sie übernehmen.